O Porquê da desmaterialização

O caminho, as metas e as recompensas da transformação digital variam conforme os líderes das empresas/ organizações e as equipas dos projetos.

Muitos começam com um passo mais imediato para a digitalização – livrarem-se do papel e terem controlo do seu fluxo na organização.
Para alguns, o motor é a descentralização da tomada de decisão com apoio de aplicações móveis.

Para outros, é a reestruturação de processos através da análise e do uso dos dados que a organização vai coligindo na sua atividade – Big Data.

Em todos os casos, os resultados líquidos são: foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), capacitação dos trabalhadores do conhecimento, automatização fiável e novos níveis de agilidade organizacional ou de modelo de negócio.

Vantagens da desmaterialização

Muitas organizações já enveredaram pelo foco em soluções digitais para cada nova oportunidade ou problema (digital-first thinking), efetuando uma mudança cultural da organização tradicional com processos suportados em papel para uma abordagem baseada em processos suportados em digital.

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Uma maior eficiência na gestão e automatização dos processos pode ser atingida através da redução do ciclo de vida dos processos em até 75%, em processos chave para a organização, tais como pagamentos a fornecedores, gestão de contratos, recursos humanos e processos do core business da empresa.

Os custos do papel

Não esqueçamos que os processos baseados em papel são uma perda de tempo e afastam os trabalhadores do conhecimento de tarefas mais produtivas e de alto valor. No desenvolvimento das suas tarefas diárias muitos estão inundados de informação e prejudicados por processos empresariais ineficientes, baseados em papel.

Movimentar papel através da sua organização, sem primeiro o converter para formato eletrónico, é notoriamente lento. Os trabalhadores do conhecimento perdem tempo a capturar, armazenar, e encaminhar documentos para outros devido a processos manuais.

Estes tediosos processos manuais, por sua vez, reduzem a eficiência operacional e criam uma desconexão entre documentos, do que resultam atrasos e erros à medida que os documentos se movimentam entre funções empresariais críticas, tais como compras, contabilidade, vendas, e recursos humanos.

As organizações – independentemente da indústria – processam grandes quantidades de documentos em papel e também digitais. De facto, só o trabalhador de escritório americano médio utiliza anualmente 10.000 folhas de papel. Aplique esta estatística a uma organização de 100 ou mesmo 500 empregados, e rapidamente se chega ao volume de documentos que circulam pelas organizações.

As organizações têm geralmente um melhor desempenho quando capturaram, armazenam, acedem e gerem documentos com rapidez e eficiência. Sem o inconveniente de fluxos de trabalho ineficientes, sem a dificuldade em encontrar a informação pretendida, nem a sensação de que um ficheiro tenha desaparecido.

Provavelmente a sua organização não será diferente e reconhece as ineficiências de gerir todos estes documentos, e o impacto que os processos manuais têm na sua na produtividade.

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A implementação de uma Solução de Gestão Documental e de Processos é, nos dias de hoje, imprescindível ao bom funcionamento de qualquer empresa. A Gestão Documental permite uniformizar os processos de trabalho, arquivo, classificação e aprovação da informação de uma forma estruturada e centralizada, evitando perdas de tempo e de informação.                                                            

O processo de circulação de documentos externos ou internos, bem como o processamento da informação, consomem tempo e estão sujeitos a erros processuais, que resultam na maioria das vezes na perda dos próprios documentos e, por conseguinte, na ineficiência dos processos. Contudo, estes erros podem ser evitados se as empresas utilizarem soluções que lhes permitam gerir os seus documentos/processos de forma automatizada.

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Os workflows são utilizados para automatizar e desmaterializar os processos das organizações. Um workflow determina quem executa o quê, como e quando. Os workflows têm um ponto de partida definido e são constituídos por várias etapas que podem ou não exigir decisões ou aprovações de humanos.

 
O que é um sistema de worfklow?

Um sistema de workflow serve para desmaterializar, planear, gerir e monitorizar um conjunto de etapas que constituem um determinado processo.

Quais os benefícios dos sistemas de workflow para as empresas?

Tarefas manuais diminuem a eficiência dos serviços. Embora atualmente se viva num mundo digital existem várias organizações que tem os seus processos de negócio assentes em tarefas manuais e repetitivas. Os recursos das empresas gastam inúmeras horas a manusear informação em papel, informação não estruturada e sem mecanismos de automatização. Este método de trabalho alem do custo e ineficiência que representa para as organizações, fomenta o aparecimento de erros, exceções e situações de não “compliance”.Melhorar a eficácia com a automatização de processosA transformação digital não pode ser concluída sem uma automatização de processos. Capturar, indexar, encaminhar e arquivar informação com segurança através de sistemas integrados dever ser o objetivo de modernização de todas as organizações.

Alguns exemplos de automatização em funcionamento:

• • Aprovação de faturas de fornecedores;

  • Captura de documentos em papel, ou registo das faturas rececionadas digitalmente;

  • Indexação dos documentos sem introdução manual de dados;

  • Encaminhamento e aprovação mediante centros de custos, valor, ordens de compra e outras variáveis;

  • Integração dos documentos financeiros no ERP’s como o Primavera, SAP, PHC, SAGE ou outros.


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